K. SDM & Sarana Prasarana

Kantor Sumber Daya Manusia Dan Sarana Prasarana (KSSP)

Visi:

Menjadi Kantor dari Universitas Katolik Musi Charitas sebagai unit pendukung teknis dan administrasi yang mampu mewujudkan dan melayani secara professional serta memiliki integritas yang berjiwa unggul dalam terang kebenaran sesuai tuntutan dan perkembangan Universitas.

 

Misi:

Memberikan kontribusi pada terselenggaranya kenyamanan proses belajar mengajar dan pengembangan bidang sumber daya manusia dan bidang sarana prasarana yang menjunjung tinggi nilai-nilai kebenaran.

 

Kebijakan Mutu:

  • Memberikan pelayanan yang terintegritas dan unggul bagi civitas akademika
  • Memberikan pelayanan yang terbaik, cepat dan tepat sesuai sasaran
  • Secara continue melakukan pembaharuan system informasi kepegawaian dan system informasi aset (sarana prasarana) sehingga tercipta lingkungan kerja dan proses belajar mengajar yang baik
  • Menciptakan mutu pelayanan melalui peningkatan kompetensi pegawai secara berkelanjutan.

 

Sasaran Mutu:

  • Tersedianya seluruh data kepegawaian dan aset yang tersebar di setiap unit/bagian
  • Tersedianya data Informasi kepegawaian dan aset yang dapat diakses oleh seluruh unit kerja
  • Terciptanya lingkungan kampus dan kerja yang bersih, sehat, nyaman dan indah (go green)

 

Fungsi:

  • Mengkoordinasi perencanaan dan pengajuan sumber daya manusia yang diperlukan Unika secara efektif dan efisien
  • Merencanakan pengembangan sumber daya manusia yang berkoordinasi dengan fakultas atau unit kerja terkait sesuai dengan perkembangan sumber daya manusia yang ada
  • Mengelola system dan prosedur sumber daya manusia sesuai standar mutu internal
  • Memelihara dan mengembangkan system informasi kepegawaian
  • Mengkoordinasi perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan sarana prasarana yang ada
  • Mengkoordinasi pengadaan dan pengendalian barang dan jasa yang diperlukan Unika dan unit-unit terkait
  • Mengelola tenaga kampus (petugas keamanan, petugas kebersihan, petugas kebun, pengemudi, maintenance) yang terkait dengan sarana prasarana/ manajemen asset Unika.

struktur-organisasi-kssp-ukmc

 

Prosedur-Prosedur Pelayanan:

1. Tujuan
Tujuan dari prosedur ini adalah untuk menjalankan proses peminjaman dan pengembalian barang inventaris seperti meja, kursi, sound system, LCD, Laptop, kamera, dll. Prosedur ini menjelaskan proses dari pengajuan peminjaman dengan dikeluarkannya Surat Persetujuan sampai dikembalikannya barang inventaris tersebut. Prosedur ini berguna untuk ketertiban administrasi agar barang inventaris milik Universitas tercatat dengan tertib dan aman.

 

2. Ruang Lingkup
Ruang Lingkup dari prosedur ini mulai dari kebutuhan mahasiswa/ pihak eksternal karena adanya suatu kegiatan untuk meminjam barang inventaris dari pengajuan permohonan sampai disetujuinya guna memperoleh barang inventaris. Peminjaman barang inventaris ditentukan dengan jangka waktu pinjaman tidak melebihi 1 minggu. Pengembalian barang harus dicek secara benar (tidak ada kerusakan), apabila terjadi kerusakan pihak yang meminjam diwajibkan untuk mengganti barang tersebut.

 

3. Tanggung jawab
Penanggung jawab prosedur ini adalah Sub Bagian Sarana Prasarana. Pihak yang terlibat dalam prosedur ini adalah Mahasiswa, Pihak Eksternal, Tenaga Kampus, Warek II, Ka.KSSP.
4. Prosedur

No Kegiatan BagianTerkait KeteranganDokumen
1. Mahasiswa atau pihak eksternal (peminjam) membutuhkan peralatan untuk menunjang kegiatan yang telah direncanakan (kepentingan proses belajar mengajar/ kepentingan dinas lainnya).  Mengajukan surat permohonan/ mengisi formulir peminjaman barang inventaris di Sub Bagian Sarana Prasarana Peminjam

 

Sub Bag.Sarana Prasarana

Surat permohonan/ formulir peminjaman barang inventaris
2. Berdasarkan surat permohonan diajukan kepada Warek II/ Ka. KSSP dengan lembar disposisi untuk disetujui atau tidak disetujui. Jika Ya disetujui,  mengisi formulir peminjaman di Sub Bag Sarana Prasarana.

 

Jika Tidak disetujui, Sub Bagian Sarana Prasarana menginformasikan atau membuat surat jawaban / balasan.

Warek II

Ka. KSSP

 

 

Sub Bag Sarana

Prasarana

Formulir peminjaman barang inventaris

Surat Jawaban/ balasan

3. Sub Bag Sarana Prasarana mempersiapkan barang inventaris yang akan dipinjam sesuai dengan permohonan dan menyerahkan barang inventaris kepada peminjam dengan sama-sama mengecek kondisi barang tersebut dalam keadaan baik. Sub Bag Sarana Prasarana

Peminjam

Formulir peminjaman

Barang Inventaris

4. Setelah kegiatan selesai pihak peminjam mengembalikan barang inventaris yang dipinjam ke Sub Bag Sarana Prasarana. Sub Bag Sarana Prasarana bersama-sama peminjam mengecek kondisi barang secara keseluruhan.

 

Jika kondisi barang baik maka Sub Bag Sarana Prasarana mengembalikan barang tersebut ketempatnya.

 

Jika kondisi barang tidak baik maka Sub Bag Sarana Prasarana meminta pertanggung jawaban peminjam untuk memperbaiki/ mengganti barang yang dipinjam (dilihat kerusakannya berat sekali atau tidak).

Sub Bag Sarana Prasarana

Peminjam

Formulir peminjaman

Barang Inventaris

5. Peminjam memperbaiki/ mengganti barang yang dipinjam dan diterima oleh Sub Bag Sarana Prasarana untuk dicek ulang. Kedua belah pihak sepakat bahwa kondisi barang yang dipinjam sudah baik, maka Sub Bag Sarana Prasarana menyimpan kembali pada tempatnya. Sub Bag Sarana Prasarana

Peminjam

Formulir Peminjaman

Barang Inventaris

6. Khusus untuk peminjam pihak eksternal diharuskan membayar biaya pemeliharaan sesuai dengan tarif yang berlaku Pihak Eksternal Peraturan/ tarif sewa

Kwitansi/ bukti pembayaran

Uraian Tugas Dan Wewenang Kepala Kantor

Fungsi :
Melaksanakan kebijakan dan aturan Pimpinan Universitas dalam bidang perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan sumber daya manusia, sarana dan prasarana sesuai manajemen asset dari pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan hingga penyusutan/ penghapusan, kerumah tanggaan dengan koordinasi Warek II.

 

Tugas-Tugas :

  • Menyusun RKA tahunan serta mengelola pelaksanaannya
  • Mengembangkan system dan prosedur administrasi kepegawaian
  • Menyusun juklak dan juknis administrative di bidang kepegawaian
  • Menyusulkan system dan prasarana.

 

TENAGA NON KEPENDIDIKAN
Kepala Kantor Dra. Th. Yunastuti AH
Kepala Sub Bagian Sarana Prasarana Saida Novalina Sianturi, A.Md.
Kepala Sub Bagian SDM Ayu Dian Hapsari, S.M.B.
Staf Rumah Tangga Kantor  
Rektorat Maidah Situmorang
Fakultas FBA Wiwiek Mairiyani K
Fakultas FST Monica Samosir
Teknisi FX. Sunggul Barita S, S.Kom.
   
TENAGA KAMPUS
Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Kantor Br. L. Mardi Widodo, SCJ.
Petugas Keamanan (Koordinator) Yeri Ediyanto
  Alexius I Maing
  Bernadus Santoso
  A.Roni
  Sukirman
  Sulfisius Isdaryanto
  Hendrikus Driraya
  Solihin
  Martinus Leba
Petugas Kebersihan Irpan
  HB Rahandoyo
  Petrus Edi Kontiawan
  Triagustusin
  Antonius Suradi
  Yosep Sutrisno
  M. Yunus
Petugas Kebun Paulus Sugus Sasongko
  Samuji
Pengemudi Pujono
  Dominikus Suroso
  Vicensius Eko Santoso
Maintenance Indarto